Assalamu'alaykum stalkers! Mau ngasih trik /tutorial buat tugas PATI di UMM nih. Salah satu cara menggunakan Google Drive yang
benar adalah memahami cara mengelola file dan folder di layanan ini.
Ini hal yang sederhana, namun ada beberapa tips yang bisa
memaksimalkannya.
Ada banyak yang dapat Anda lakukan dengan penyimpanan gratis sebesar
15GB. Anda dapat melakukan lebih banyak ketika Anda menganggap bahwa
Google Drive adalah suite produktivitas. Anda dapat menggunakan Google
Drive untuk penelitian atau Anda dapat menggunakan Google Drive untuk
penggunaan kreatif. Tetapi pada akhirnya, mengelola dengan baik berarti
mengetahui cara menangani semua file dan folder yang Anda simpan di
penyimpanan awan.
Atur Perizinan Berbagi File dalam Shared Folders
Google Drive adalah lingkungan kolaboratif dengan berbagi folder dan
akses publik. Anda dapat membuka folder pada Google Drive untuk
orang-orang tertentu dalam tim Anda dengan alamat.
Namun bagaimana jika Anda ingin membagikan setiap file dalam shared
folder dengan kombinasi orang yang berbeda? Ini mudah. Bagikan folder
Anda dengan anggota tim seperti biasa. Kemudian, buka masing-masing file
dan hapus anggota yang tidak Anda berikan akses ke folder tersebut. Ini
trik yang mudah untuk menyembunyikan file tertentu bahkan dalam shared
folder.
Berapa Banyak File dalam Folder
Windows mempermudah untuk melihat berapa banyak subfolder, dan file
yang ada dalam folder dengan mengklik kanan dan memilih Properties dari
menu konteks.
- Klik kanan folder dan pilih Download.
- Pada kotak dialog Download, klik pada All Items untuk melihat total jumlah file. Klik pada Cancel jika Anda tidak ingin mengunduhnya. Salah satu keuntungan dari jalan pintas ini adalah ini juga termasuk jumlah file dalam subfolder.
Catatan: Anda juga dapat menginstal aplikasi Google Drive dan menggunakannya untuk melihat jumlah file melalui Windows Explorer.
Mencari Drive
Ini mungkin tidak mempermudah Anda untuk melihat total jumlah file,
namun Google Drive memudahkan Anda mencari file di antara semua file
yang Anda simpan. Pada kotak pencarian klik ikon menu dropdown untuk
melihat parameter pencarian – Type, Visibility, dan Ownership. Masukkan
frase pencarian dan mulailah pencarian Anda.
Anda juga dapat menggunakan operator Google Search untuk pencarian
Anda. Operator pencarian yang sangat berguna adalah operator tanggal,
yang memungkinkan Anda untuk mempersempit pencarian sesuai dengan
tanggal file. Ini adalah penghemat waktu yang berguna bila Anda memiliki
ratusan file di penyimpanan awan.
Format:
- before:YYYY-MM-DD [misal, before:2012-12-01]
- after:YYYY-MM-DD [misal, after:2013-01-01]
Menambahkan File ke Beberapa Folder
Pada saat ini, organisasi file mungkin melibatkan penambahan cepat
file tertentu ke beberapa folder. Katakanlah, Anda sedang membuat folder
yang diatur untuk tim yang berbeda, dan setiap folder perlu memiliki
file pedoman umum. Ikuti langkah sederhana untuk menambahkan beberapa
file ke beberapa folder.
- Di Google Drive, pilih file yang ingin Anda tambahkan ke beberapa folder dengan mengklik kotak centang untuk file.
- Pilih tombol Move to atau alternatif, Anda dapat mengklik pada dropdown untuk More dan kemudian klik pada Move to.
- Pilih beberapa folder yang ingin Anda isi file dengan menekan tombol ‘Control’ untuk Windows, atau tombol ‘Command’ untuk Mac.
- Klik pada Move.
Jika melihat contoh di atas, Google Drive tidak membuat beberapa
salinan dari file yang dipindahkan. Setiap perubahan yang dibuat untuk
file dalam satu folder akan tercermin dalam file lain di folder lain.
Menghapus File Ganda dari Google Drive
Sebaiknya Anda tidak menggunakan fitur Sort yang Anda di kanan atas
Google Drive. Mencari file gAnda secara manual dengan menyortir file
menurut nama bisa membuat frustasi jika Anda memiliki beratus-ratus
upload. Cara yang lebih mudah, Anda harus mengunduh dan menyinkronkan
file ke desktop Anda dengan aplikasi Google Drive, kemudian menggunakan
pencari file gAnda pada folder Google Drive di hard disk lokal Anda.
Folder Google Drive biasanya terletak di C:\Users\Nama Anda\Google Drive.
Menghapus Versi File Otomatis dan Menghemat Ruang Penyimpanan
Google Drive menyimpan versi sebelumnya dari sebuah file. Ini dapat
memakan ruang penyimpanan di Drive karena ini bertambah jika Anda
memiliki banyak file di penyimpanan awan. Anda dapat mengaktifkan Google
Drive untuk menghapus versi sebelumnya secara otomatis ketika file
tersebut lebih dari 30 hari atau ketika ada lebih dari 100 versi
sebelumnya dari sebuah file.
- Pilih file di Google Drive di web.
- Klik pada dropdown More dan pilih Manage revisions.
- Untuk versi file yang ingin Anda hapus secara otomatis, hapus centang pada pengaturan “Do not auto delete”. Versi lama akan dihapus secara otomatis dan Google Drive hanya akan menyimpan versi terbaru.
Buat Folder Google Drive Anda menjadi Folder Dokumen Default
Pengguna dapat menggunakan tips ini untuk membuat folder Google Drive pada desktop menjadi folder dokumen default. Gunakan folder Google Drive sebagai lokasi lain Library akan memudahkan untuk menyimpan dokumen dengan mengklik daripada harus memindahkan file.
- Klik kanan pada folder Documents dan pilih Properties.
- Pilih “Include a folder” dan cari folder Google Drive Anda. Pilih Google Drive, dan pilih “Set save location”. Klik Apply.
Sumber : click here